Instruction relative au développement de la facturation électronique

Cette instruction relative à la facturation électronique rappelle le champ d’application (et les organismes concernés) de l’ordonnance « facturation ». L’instruction contient aussi la formalisation réglementaire des dispositions nouvelles suivantes :

• Le numéro de facture (et son caractère unique pour un exercice donné). Quand les collectivités sont « émetteur » de facture, les numéros doivent notamment se suivre chronologiquement. Si plusieurs services de la même collectivité sont émetteurs, il est possible de faire plusieurs séquences de numérotation, chacune devant être séquentielle.
   
• Est précisée, la possibilité (ou non) de gérer un code « service » et un code « engagement », avec la faculté de le rendre obligatoire ou non lors de l’échange avec le fournisseur (qui doit alors le reprendre dans sa facture).
   
• Concernant marchés de travaux, il est précisé que Chorus Pro n’est pas un outil de gestion de marchés, mais assure la transmission des documents de marché. Concernant la sous-traitance, l’instruction reprend les demandes de l’AMF, à savoir que la mise en paiement doit recevoir l’accord du titulaire du marché (qui a 15 jours pour le faire). Dans le cas de la cotraitance, la validation par le mandataire est également nécessaire. Enfin, l’affacturage par subrogation est traité par la solution Chorus Pro, ce qui n’est pas le cas de l’affacturage par cession.
   
• Concernant la facturation émise par une régie à destination de la collectivité, cette facturation ne doit pas passer par Chorus Pro, car la régie est dépourvue d’une personnalité juridique. Le cas est différent si le service fait l’objet d’une DSP (ce cas est appelé « régie intéressée), cette gestion déléguée doit utiliser Chorus Pro.
   
• Le relevé d’opération relatif à la carte d’achat n’entre pas dans le champ de Chorus Pro, mais les factures payées par carte d’achat doivent passer par Chorus Pro (y compris celles payées au comptant). Un cadre spécifique de facturation (A2) est prévu pour cela : cadre « factures déjà payées ».
   
• Un « avis d’échéance » (un loyer par exemple) est une facture, donc soumis à l’obligation Chorus Pro.
   
• Les trois modes de transmission au choix du fournisseur et du débiteur, les choix de l’un étant indépendant des choix de l’autre. Ces choix sont les suivants :
  - Portail DGFiP, avec transmission du format pivot compatible PES ;
  - EDI (échange de données informatisées), notamment dans le cas où la collectivité utilise les services d’un TDT
    (tiers de télétransmission) ;
  - Service mode API pour « Application Programming Interface ». Rappel : Une interface de programmation est une
    façade clairement délimitée par laquelle un logiciel offre des services à d'autres logiciels. C’est une solution
    d’échanges automatisés. À titre d’exemple, une facture émise par le fournisseur va directement dans le progiciel
    financier de la collectivité et « prépare » le mandat qui n’a plus qu’à être validé et signé par l’ordonnateur.
   
• Suite aux demandes de l’AMF, les statuts « mise à disposition du comptable » et « mise en paiement » sont gérés par le comptable et non par l’ordonnateur. Ces modifications du statut de la facture sont automatisées dans Hélios.
   
• Concernant l’archivage, Chorus Pro assure l’archivage des factures et des échanges sur une période de 10 ans (en appui sur le silo ATLAS).
   
• Concernant le délai global de paiement (DGD) :
  - la date de début du DGD est modifiée. Ce n’est plus la date d’arrivée de la facture, mais la date de la notification
    de l’envoi (c'est-à-dire la date du message informant le débiteur qu’une facture lui a été envoyée) ;
  - l’ordonnateur a la possibilité de suspendre le délai (une fois) dans le cas où il manque des pièces justificatives que
    le fournisseur doit apporter en complément ;
  - dans le cas où un fournisseur, tenue d’utiliser Chorus Pro, envoie néanmoins une facture papier. L’instruction
    permet à l’ordonnateur de :
            - rejeter la facture ou (pour un délai de tolérance de « quelques » mois) la payer,
            - demander au fournisseur par tout moyen à sa convenance de respecter l’obligation de dématérialisation via 
              Chorus Pro.
   
• Le risque de double paiement. Dans le cas où le fournisseur enverrait sa facture à la fois via Chorus Pro, mais aussi sous format papier, il y a alors un risque de double paiement. L’instruction met en garde les ordonnateurs sur cette situation.

L’instruction peut être consultée via le lien suivant :

http://circulaires.legifrance.gouv.fr/pdf/2017/03/cir_41872.pdf