Conformément à l’allocution du Président de la République le 16 mars 2020, le ministre de l’intérieur a autorisé la tenue de la réunion d’installation du conseil municipal pour les 30 000 communes dont l’élection a été acquise dès le 1er tour, c’est-à-dire depuis le 15 mars 2020.
Dans le respect des gestes barrières, il est recommandé que cette réunion soit la plus brève possible et se limite aux sujets indispensables.
Date de la réunion
Pour les élections municipales acquises le 15 mars 2020, la première réunion se tient au plutôt le vendredi 20 mars et au plus tard le dimanche 22 mars, si le conseil a été élu au complet (article L. 2121-7 du code général des collectivités territoriales, ci-après CGCT).
Délais de convocation
Quelle que soit la population de la commune, le conseil municipal est convoqué trois jours francs avant la première réunion du conseil municipal (article L. 2121-7 du CGCT).
Toutefois, en cas d’urgence, le délai peut être abrégé, sans être inférieur à un jour franc (CE, 8 décembre 1948, Élection de Serrouville et CE, 9 novembre 1956, Élections de Palneca).
La convocation en urgence doit être justifiée (CE, 9 octobre 1963, Commune de Calvi).
L’urgence est ainsi justifiée lorsqu’il apparaît nécessaire dans l’intérêt d’une bonne administration des affaires communales, qu’une question fasse l’objet d’une délibération en un jour.
Si les circonstances exceptionnelles résultant de l’épidémie de covid-19 ont notamment pour conséquence de limiter les déplacements conformément au décret n°2020-260 du 16 mars 2020, elles ne semblent pas justifier une urgence au sens des dispositions du CGCT dans la mesure où le ministre de l’intérieur a expressément autorisé la tenue des réunions du conseil municipal d’installation. En conséquence, il y a donc une continuité au niveau de l’exécutif communal entre les élus sortants et entrants. Ainsi, et sous réserve de l’appréciation souveraine du juge, la convocation en urgence ne semble pas justifiée.
Forme de la convocation
La convocation doit être adressée par voie dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse. (article L.2121-10 du CGCT) et contenir la mention spéciale de l’élection à laquelle il va être procédée (soit celle du maire et des adjoints – article L.2122-8 du CGCT). L'omission de cette mention est susceptible d'entraîner l'annulation de l'élection à laquelle il a été procédé (CE 3 mai 1929, Élections d'Auby et CE 29 juillet 1947, Élections de Bir-Rabaloui).
Pour éviter la propagation du COVID-19, il est conseillé au maire sortant (ou son remplaçant en cas d’indisponibilité de celui-ci) qui convoque le conseil municipal de limiter l’ordre du jour aux sujets indispensables :
- détermination du nombre d’adjoints ;
- élection du maire et des adjoints ;
- lecture de la charte de l’élu local (article L2121-7 du CGCT).
Les sujets optionnels (élection des délégués, fixation des indemnités de fonction …) peuvent être traités ultérieurement, eu égard aux circonstances particulières.
Pour rappel, les délégués des communes doivent être désignés :
- avant le 22 mai pour les syndicats mixtes fermés ;
- selon la date d’installation fixée par les statuts pour les syndicats mixtes ouverts.
- pour les EPCI à fiscalité (cf. note, « Dates clés de fin et début de mandat et du versement des indemnités de fonction », sur www.amf.asso.fr).
A titre dérogatoire, lors du renouvellement général des conseils municipaux, la délibération indemnitaire peut prévoir expressément une entrée en vigueur antérieure à son adoption (date d’installation du conseil pour les conseillers municipaux, date de l’arrêté de délégation pour les conseillers municipaux délégués, date de leur élection pour le maire et les adjoints). Ceci permettra de fixer les indemnités de fonction lors d’une séance ultérieure, tout en permettant le versement des indemnités de fonction depuis la date d’entrée en fonction des élus.
Déroulement de la séance
Pour limiter le nombre de personnes dans la salle du conseil, la réunion à huis clos et la possibilité de donner pouvoir écrit à d’autres élus peuvent être envisagées.
Pour rappel, tous les conseillers en exercice ne sont pas dans l’obligation de siéger à la séance d'élection du maire et des adjoints (CE 6 janvier 1967, Élections de Kertzfeld, n°68737). Dans ce cas de figure, pour les conseillers empêchés (notamment au regard de la fragilité de leur santé), il est possible de donner, à tout membre du conseil de son choix, pouvoir écrit de voter en son nom, y compris pour l’élection du maire et des adjoints (article L. 2121-20 du CGCT, CE, 9 mars 1949, Élections de Roanne et CE, 11 juin 1958, Élections des Abymes).
Attention : Il conviendra cependant de s’assurer du respect des règles du quorum, à savoir, la présence de la majorité des membres en exercice (si le nombre des conseillers est pair, la majorité absolue est égale à la moitié plus 1).
Pour le calcul du quorum, seuls les conseillers municipaux qui sont personnellement et physiquement présents comptent. Les conseillers absents ou représentés ne comptent pas pour le calcul des présents.
Par ailleurs, dans le respect des recommandations sanitaires, cette première séance brève, consacrée exclusivement à l’élection du maire et des adjoints peut se tenir à huis clos (CE, 18 janvier 1967, Élections de Leval-sur-Sambre, n° 67478 et CE, 28 janvier 1972, Élections de Castetner, n° 83128).
Pour ce faire, la demande doit être faite par le maire ou au moins trois conseillers municipaux et la décision est votée sans débat à la majorité absolue des conseillers présents ou représentés (article L. 2121-18 du GCGT). Le vote du huis clos doit avoir lieu dès le début de la séance.
