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AMF -Guidedumaire -Chapitre1 -Lespremièresdécisions
V.Constituer lescommissions
municipales
Le conseil peut former des commissions, soit
permanentes (durant tout lemandat, par exemple
sur les finances, l’urbanisme, lasécuritépublique,
lesaffaires culturelles…), soit temporaires
(consacréesàunseul dossier).
Ellessont chargéesd’étudier lesquestionssoumises
au conseilmunicipal et c’est auseinde
ces commissionsque le travail d’élaboration
desdélibérationsest effectué. Ellessont composées
exclusivement de conseillersmunicipauxet c’est le
conseil qui fixe leur nombreet lesdésigne, par voteà
bulletinsecret.
La représentationà laproportionnelleest obligatoire
en leur sein, dans les communesde1000habitants
et plus.
Présidéesdedroit par lemaire, ellessont chargées
d’instruire lesdossiers soumisau conseilmunicipal et
élaborent un rapport communiquéà l’ensembledu
conseil, cedernier étant seul habilitéàprendre
lesdécisions finales.
Le conseilmunicipal peut également créer des comités
consultatifssur tout problèmed’intérêt communal.
Ces comités comprennent despersonnesqui peuvent
nepasappartenir au conseil, notamment
des représentantsdesassociations locales.
VI.Récoler lesarchives
Lesarchivessont l’ensembledesdocuments,
quelsquesoient leur date, leur lieude conservation,
leur formeet leur support, produitsou reçuspar toute
personnephysiqueoumoraleet par tout service
ouorganismepublicouprivédans l’exercice
de leur activité.
Exemplesdedocumentsàarchiver pour une
commune : recueil desactesadministratifs, registres
desdélibérations, registresdesarrêtésdumaire,
registresde l’état civil, dossier de recensement,
documentsbudgétaireset tout dossier afférent
à l’administrationgénéralede la commune…
Les communessont propriétairesde leursarchives
qu’ellesdoivent classer, relier, restaurer,
communiquer et conserver dansunbâtiment public
réservéà cet effet. Les fraisde conservation
desarchives communales constituent unedépense
obligatoiredes communes.
•Les communesdemoinsde2000habitantssont
obligéesdedéposer auxArchivesdépartementales
lesdocumentsde l’état civil deplusde cent
cinquanteans, lesplanset registres cadastraux
ayant cesséd’êtreenservicedepuisaumoins trente
anset lesautresdocumentsayant plusde cent ans.
Ellespeuvent aussi, aprèsdéclarationauprèsdu
préfet, conserver elles-mêmes cesdocumentsou,
aprèsdélibérationdu conseilmunicipal, lesdéposer
soit auxarchivesde la communautéou
de lamétropoledont ellessontmembres, soit,
par convention, auxarchivesde la commune
désignéepar la communautéou lamétropole
pour gérer sesarchives.
•Les communesdeplusde2000habitantsont la
facultédedéposer cesmêmesdocuments, après
délibérationdu conseilmunicipal, soit auxarchives
de la communautéoude lamétropoledont elles
sontmembres, soit, par convention, auxarchives
de la communedésignéepar la communauté
ou lamétropolepour gérer sesarchives,
soit auxarchivesdépartementales.
Lesdocumentsdéposés restent toutefois lapropriété
de la commune.
Justeaprès l’électiondumaire, il doit êtredressé
unprocès-verbal dedéchargeet depriseen charge
desarchives.
Il s’agit d’établir un inventairedesdocuments lesplus
importants conservésdans lesarchivesde la
commune, suivant une classification (cf.modèleétabli
parLesArchivesdeFrance), indiquant l’état
decesdernières.
Lemairenouvellement éluneprenden compteque
ATTENTION !
Lemaireest responsableaucivil et aupénal
de l’ensembledesarchivesde lacommune.
