L'archivage électronique et le contrôle de légalité en ligne.

Compte rendu des travaux du groupe de travail TIC de l'AMF, du 26 janvier 2006, sur l'archivage électronique et le contrôle de légalité en ligne.

Relevé de conclusions de la réunion du 26 janvier 2006

Etaient présents :

Excusés :

Intervenants :

I – L’archivage électronique

1 – Les travaux sur l’archivage électronique dans le cadre du programme ADELE

Madame BANAT-BERGER, Monsieur de SOLAN et Monsieur RAMANANTSOAVINA ont fait le point sur les travaux engagés par la Direction des Archives de France (DAF) et la Direction Générale de la Modernisation de l’Etat (DGME) sur la question de l’archivage électronique dans le cadre du programme gouvernemental ADministration ELEctronique (ADELE).

En effet, l’archivage électronique est devenu un enjeu important pour les communes depuis l’entrée en vigueur de plusieurs textes dont les principaux sont :

• la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.la loi n° 2004-575 du 11 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.
• l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives.

L’objectif poursuivi par la DAF et la DGME est de disposer d’un cadre de conservation des documents et données numériques. Il s’agit d’élaborer une architecture technologique de référence par la mise en œuvre de référentiels normatifs portant sur des objets distincts.

Actuellement, les réflexions de la DAF et de la DGME portent sur l’instauration du référentiel relatif au standard d’échange des données numériques. Sa publication est prévue pour le premier trimestre 2006.

N.B. Depuis la réunion du 26 janvier 2006, le standard d’échange de données pour l’archivage a été publié sur le site de la DGME à l’adresse suivante :

ttp://www.vitamin2.adae.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/standard_d_echange_d/folder_contents

Le but de l’opération vise à décrire un format standard pour permettre, à la fois, le transfert d’archives électroniques d’un service « versant » à un service d’archives, avec les informations nécessaires à leur préservation, et la communication, ensuite, de ces archives au service « versant » et au public.

Le standard d’échange retenu sera générique et adaptable à tous types de documents et de données électroniques. Celui-ci servira uniquement au moment du transfert de ces documents et données. Par conséquent, chaque collectivité pourra préserver son propre système interne.

Les intervenants ont rappelé également au groupe de travail la nécessité de mener une réflexion poussée dès le stade de l’élaboration de l’architecture technologique de référence.

En effet, de mauvais choix techniques opérés a priori pourraient rejaillir a posteriori sur la conservation ou la lisibilité des documents.

Dans ce contexte, la pérennité des formats et des supports est une question qui se pose avec une grande acuité. L’évolution des logiciels d’interprétation des données devra être prise en considération dans le premier cas. Dans le second, il faudra veiller à ce que les documents archivés soient transférés régulièrement sur de nouveaux supports afin qu’ils ne se dégradent pas dans le temps. Des études ont démontré, par exemple, que 20 % des CD n’étaient déjà plus fiables au bout de 5 ans.

Les intervenants ont précisé aux membres du groupe de travail qu’il était possible d’avoir accès à des fichiers téléchargeables présentant un état des lieux sur l’archivage électronique, par l’intermédiaire du lien Internet www.adae.gouv.fr/index.php3, en tapant dans le moteur de recherche de la page d’accueil la référence : « ère numérique, de la volatilité à l’archivage ».

La DAF et la DGME ont annoncé, par ailleurs, que leurs travaux se poursuivront par l’instauration d’un référentiel concernant la sécurisation de l’archivage.

2 – Les conclusions du groupe de travail créé par le Forum des Droits sur l’Internet sur la conservation électronique des documents

Le FDI a créé, début 2004, un groupe de travail sur la conservation électronique des documents constitué en grande majorité par des juristes et auquel participaient, Madame Françoise BANAT-BERGER, Monsieur Olivier de SOLAN, de la Direction des Archives de France, ainsi que Monsieur Gabriel RAMANANTSOAVINA de la Direction Générale de la Modernisation de l’Etat.

Les conclusions de ce groupe de travail ont été rendues publiques le 1^er décembre 2005, sous la forme de recommandations. Celles-ci sont consultables et téléchargeables sur le site Internet www.foruminternet.org à la rubrique « recommandations ».

Monsieur Stéphane GREGOIRE est venu présenter les principales recommandations du groupe dont il a été le rapporteur.

Il a rappelé que les travaux de ce groupe n’ont porté que sur le secteur privé, mais que le FDI s’est largement intéressé aux éléments existants dans le secteur public afin de préserver la cohérence globale du traitement de la question de la conservation électronique.

Trois points ont notamment été abordés :

• la nécessité de garantir l’intégrité des documents dans le temps. Le FDI recommande, à ce titre, que la notion d’intégrité du document telle que prévue par l’article 1316-1 du Code civil soit assurée par le respect cumulé des trois critères suivants : lisibilité du document, stabilité du contenu informationnel et traçabilité des opérations sur le document.

• le développement de bonnes pratiques dans la mise en œuvre de l’archivage électronique. Le FDI recommande, en effet, l’emploi de bonnes pratiques tout au long des quatre étapes du processus de conservation : le versement, l’enregistrement, la gestion et la restitution des documents.

• la prise en considération de l’impact des migrations sur les documents. Le FDI recommande, en outre, que les opérations successives justifiées par la conservation des documents, notamment les migrations, ne retirent pas aux documents leur statut juridique d’origine.

3 – Débat

Monsieur Dominique CAILLAUD a souligné que la majorité des communes ne savent pas aujourd’hui comment procéder concrètement à l’archivage électronique de leurs documents. De la même façon, elles ne connaissent pas les matériels à utiliser.

Par ailleurs, il a mis en évidence que les collectivités qui se servent d’un système d’archivage électronique, conservent toujours la plupart de leurs documents sous format papier.   

Monsieur Alain RISSON a ajouté, quant à lui, que l’archivage électronique se développait indépendamment de toutes normes, et qu’il convenait dans un premier temps d’en instaurer, avant d’aller plus loin dans le processus.

Il a également précisé que l’intérêt principal de l’archivage électronique était de pouvoir conserver des bases de données au-delà de simples documents. Il s’est alors interrogé sur la façon dont il fallait procéder pour archiver de telles bases de données et à quel moment notamment.

Il a indiqué, en outre, qu’en ce qui concerne la signature électronique, celle-ci ne devait pas, en tant que telle, faire l’objet d’un archivage, mais que seules les données XML sur la signature (qui, quand, où…) devaient être prises en considération.

Monsieur Dominique CAILLAUD et Monsieur Alain RISSON ont soulevé enfin de nombreuses problématiques qui interpellent les communes. Quel sera le coût de l’archivage électronique pour les communes? Existera-t-il des modalités de financement ? Qui va archiver ? Les communes pourront-elles confier à des sociétés privées la conservation de leurs documents ? Dans cette dernière hypothèse, que se passera-t-il si ces sociétés déposent le bilan ? Faut-il mettre en place une autorité supérieure afin de garantir la valeur probante des documents archivés numériquement ? Or, force est de constater qu’à l’heure actuelle ces questions demeurent sans réponse.

4 – Conclusions

 Monsieur Dominique CAILLAUD a souligné la nécessité d’aller beaucoup plus loin en matière d’archivage électronique, notamment en ce qui concerne l’archivage des délibérations des conseils municipaux. Il faut raisonner selon lui de manière globale, sur l’ensemble d’une procédure, et non simplement par fractions.

Le président et le rapporteur du groupe TIC ont rappelé également l’obligation de définir des normes afin de clarifier les procédures.

Enfin, le groupe a souligné l’importance pour chaque commune de garder un mode de fonctionnement interne qui lui soit propre. 

Sur l’archivage électronique, se reporter également au document préparatoire à la réunion du 26 janvier 2006, disponible en pièce jointe

II – Le contrôle de légalité en ligne

 En préambule, M. François CHAMBON, directeur du projet « Actes » au sein du ministère de l’Intérieur, a rappelé la double motivation du ministère pour ce projet. Il s’agit à la fois d’encourager le développement de l’administration électronique, en répondant aux demandes des communes les plus en avance dans ce domaine, et de sensibiliser celles qui ne sont pas familières de ces nouveaux outils de communication.

M. CHAMBON a ensuite rappelé que la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales a prévu que la transmission des actes soumis au contrôle de légalité puisse être faite par voie électronique. Le dispositif législatif a été complété par le décret du 7 avril 2005 et l’arrêté du 26 octobre 2005.

Aux termes du décret du 7 avril 2005, les collectivités territoriales doivent recourir à un « dispositif de télétransmission homologué », cette homologation devant être délivrée conformément à l’arrêté du 26 octobre 2005.

Sur ce point, le représentant du ministère a indiqué aux membres du groupe de travail que la Caisse des Dépôts et Consignations, via « Fast », avait fait une demande d’homologation et que l’homologation officielle devrait lui être accordée prochainement. Toutefois, il a précisé que trois à quatre autres organismes se « positionnaient » pour demander également cette homologation.

N.B. Depuis la réunion du 26 janvier 2006, « FAST » a reçu l’homologation prévue par le décret du 7 avril 2005.

Il a précisé, en outre, que quatre départements expérimentaient ce projet depuis l’été 2005 (Rhône, Val d’Oise, Yvelines et Alpes-Maritimes) et que toutes les préfectures seraient raccordées d’ici à la fin 2006 à ce dispositif afin que toutes les communes qui le souhaitent puissent télétransmettre leurs actes.

En réponse à une question d’un membre du groupe sur les modalités d’association et d’information des communes sur ce projet, soit le préfet ou le sous-préfet prends l’initiative de réunir les maires, soit les communes prennent l’attache du représentant de l’Etat pour lui faire part de leur volonté de mettre en œuvre le contrôle de légalité dématérialisé.

S’agissant de la signature et de la conservation des documents ainsi transmis, s’ils sont signés électroniquement, ils seront conservés sous format numérique, si seul l’original papier est signé, et non le document envoyé électroniquement, c’est l’original papier qui est conservé.

Sur ce point, M. Alain RISSON rappelle les réserves de l’AMF sur un envoi de document non signé qui peut être dangereux juridiquement. Par ailleurs, il rappelle qu’il faut dissocier la signature de l’acte (signature du maire) et la signature de l’envoi (signature de l’agent communal).

Enfin, M. Dominique CAILLAUD a conclu la réunion en demandant au représentant du ministère de l’Intérieur d’ouvrir le chantier de la dématérialisation complète du contrôle de légalité en ligne, allant du procès verbal de séance à l’affichage et à la notification électronique des actes.

Sur le contrôle de légalité en ligne, se reporter également au document préparatoire à la réunion du 26 janvier 2006, disponible en pièce jointe.