A compter du 1er octobre 2021, les règles dérogatoires propres aux assemblées délibérantes des collectivités tirées notamment de la loi n° 2020-1379 ne s’appliqueront plus. Il conviendra alors d’appliquer à nouveau les dispositions de droit commun présentes dans le Code général des collectivités territoriales (CGCT) tout en continuant à respecter les mesures sanitaires, notamment le port du masque et la distanciation sociale, sans toutefois être obligé de présenter un passe sanitaire pour participer ou assister à la séance d’un conseil communautaire (ou d’un bureau).
- S’agissant du lieu de réunion : l'organe délibérant se réunit au siège de l’EPCI ou dans un lieu choisi par l'organe délibérant (délibération) dans l'une des communes membres (article L. 5211-11). Cette disposition est également applicable aux syndicats mixtes fermés -composés exclusivement d’EPCI ou d’EPCI et de communes - par renvoi de l’article L. 5711-1. Pour les syndicats mixtes ouverts, les statuts prévoient le lieu de réunion.
- Les séances sont publiques et peuvent être retransmises par tout moyen audiovisuel. Celles des syndicats mixtes fermés sont également publiques. Concernant les syndicats mixtes ouverts, il convient de se référer aux statuts qui régissent quant à eux la publicité de leurs séances. On notera que sur la demande de cinq membres ou du président, l'organe délibérant de l’EPCI peut décider, sans débat, à la majorité absolue de ses membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos (article L.5211-11).
- Par ailleurs et s’agissant du quorum : le conseil communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente (article L. 2121-17 du CGCT). Les syndicats mixtes fermés sont soumis à ces mêmes règles. Aucune disposition législative n’est cependant prévue pour les syndicats mixtes ouverts.
- En outre, l’article L. 2121-20 du CGCT, transposable lui aussi aux intercommunalités, dispose de la possibilité pour un conseiller communautaire « de donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom ». Il précise, à la suite, qu’« un même conseiller [communautaire] ne peut être porteur que d'un seul pouvoir. »
Enfin, l’organisation de réunions du conseil communautaire en téléconférence est possible. Les nouvelles dispositions prévues par la loi du 27 décembre 2019 « Engagement et proximité » entreront en vigueur le 1er octobre, lendemain de la fin de l’application des dispositions de l’article 6 de l’ordonnance n°2020-391. Ces dispositions ne concernent toutefois que les communautés et les métropoles.
L’article L. 5211-11-1 du CGCT met ainsi en place des règles propres aux seuls conseils communautaires et métropolitains en matière de téléconférence. Ces dispositions ne s’appliquent pas, en l’absence de mention spécifique en ce sens, aux bureaux communautaires. Des mesures règlementaires, R. 5211-2 et suivants du CGCT, viennent y apporter des précisions.
- S’entend par téléconférence : la visioconférence ou à défaut l’audioconférence.
- Une délibération de l’organe délibérant doit désigner au préalable les salles équipées du système de téléconférence dans les communes membres en s'assurant que ces lieux respectent le principe de neutralité et garantissent les conditions d'accessibilité et de sécurité.
- Le président peut alors décider que la réunion du conseil communautaire aura lieu par téléconférence dans ces différents lieux de réunion. Il en est alors fait mention sur la convocation.
- Le quorum est apprécié en fonction de la présence des conseillers communautaires au sein de ces différents lieux de réunion.
- Les votes ne peuvent avoir lieu qu'au scrutin public. En cas d'adoption d'une demande de vote secret, le président reporte ce point de l'ordre du jour à une séance ultérieure qui ne peut se tenir par téléconférence.
- L'élection du président et du bureau, l'adoption du budget primitif, l'élection des délégués aux établissements publics de coopération intercommunale et la désignation de ses membres siégeant au sein d’organismes extérieurs doivent se tenir en un unique lieu.
- La publicité des délibérations et des votes est assurée dans les salles équipées d'un système de téléconférence dès lors qu’elles sont rendues accessibles au public.
- Les modalités d'enregistrement et de conservation des débats sont fixées par le conseil communautaire dans son règlement intérieur.
- Les fonctions d'auxiliaire du secrétaire de séance sont assurées dans chaque salle par un agent communautaire présent pendant toute la durée de la réunion. Il recense les entrées et sorties du ou des conseillers communautaires présents et les pouvoirs éventuels dont ils bénéficient et s’assure du fonctionnement technique du système de téléconférence. Un agent d’une commune membre peut faire l’objet d’une mise à disposition de l’EPCI aux fins d’assurer ces fonctions. Les locaux et l’équipement peuvent également faire l’objet d’une convention entre la commune membre et l’EPCI.
